L’efficacité en télétravail

Il y a encore peu, le télétravail semblait être réservé à seulement quelques grandes entreprises et ne concernait qu’environ 12% des salariés français, beaucoup moins que nos voisins occidentaux, malgré un essor notable depuis 2007. Et puis, coronavirus oblige, tout le monde s’y est mis. Plus ou moins douloureusement. 

Alors bien sûr, comme on aime toujours autant partager notre savoir, on vous explique comment on s’y est pris et on vous donne des clés pour vous organiser au mieux durant cette période de confinement. Retour sur la mise en place du télétravail chez Arkham Studio, en 3h.

Le télétravail, tout un programme :

Devoir se mettre au télétravail dans un court laps de temps alors qu’on y était pas préparé peut vraiment se faire dans la douleur pour beaucoup d’entreprises. Lorsqu’il faut traiter et envoyer du courrier, que les dossiers sont encore sous forme papier ou que la technologie n’est pas votre fort, tout semble beaucoup plus compliqué. 

Il existe pourtant des outils simples d’utilisation pour travailler ensemble sur n’importe quel projet. On n’a de cesse de le répéter et cela paraît sûrement évident à certains mais pour ceux du fond… Google Drive. Voilà.

Le partage de documents :

D’accord, d’accord, on développe. Google Drive vous permet dans un premier temps de stocker gratuitement jusqu’à 15 Go de données personnelles, mais aussi de partager vos fichiers à tout autre utilisateur. Il fonctionne de la même manière qu’un disque dur qui serait commun à votre équipe. Super pratique pour travailler ensemble en même temps sur un même document, il se synchronise automatiquement et est accessible depuis tous vos appareils.

D’autre part, pas de papier, vos fichiers sont donc accessibles partout et tout le temps, du moment que vous disposez d’une connexion internet. (Et on vous promet que même Gilbert de la compta réussira à l’utiliser.)

Échangez facilement des informations : 

Pour les petites équipes ou pour celles plus importantes qui travaillent sur différents projets, pensez aux serveurs comme Slack ou Discord permettant de gérer des fils de discussion par thème. Cela permet d’échanger en temps réel des informations, documents ou encore vidéos sur des sujets qui peuvent être classés par thématiques.

Et tout cela est bien sûr synchronisé et accessible depuis tous vos appareils. Sinon, un groupe Whatsapp peut aussi faire l’affaire. 

Or-ga-ni-sa-tion que diable ! :

Afin d’optimiser au mieux le travail à distance, une méthodologie assez cadrée à également été mise en place chez nous. (Comment ça c’est nouveau ?) Tous les matins doit être rempli par chaque membre de l’équipe un tableau de bord, dans lequel sont répertoriées toutes les tâches accomplies par chacun dans la journée. En un coup d’oeil, il permet ainsi de constater l’avancée de chacun, d’indiquer les échéances communes de la semaine et de s’organiser en conséquence. Et ce tableau n’est autre qu’un document Google Drive (oui, encore lui) partagé à tous. Simple, rapide, efficace. Tout ce qu’on aime. Ceci n’est évidemment qu’un exemple d’action peu chronophage permettant d’avoir une vue d’ensemble sur le travail de chacun. Si vous disposez de plus de temps ou si votre organisation est plus complexe, vous pouvez aussi utiliser Google Agenda, qui fonctionne exactement comme un agenda virtuel, à la différence qu’il peut lui aussi être partagé à plusieurs personnes. Attention toutefois à ne pas accumuler les règles et les process et finalement passer tout son temps à les gérer ! 

Afin d’organiser les tâches de chacun, Trello est un outil de gestion de tâches efficace. Checklists, commentaires, partage de documents, ce logiciel en ligne permet d’organiser son temps et celui des autres ! 

Inutile de vous dire que chez Arkham Studio, nous utilisions déjà tous ces outils. Mais attention à ne pas provoquer l’effet inverse en les multipliant ! Plus vous aurez d’outils et plus grand sera le risque de perdre des informations en cours de route. Après un moment d’échange sur l’organisation qui serait mise en place, le matériel à déplacer et les aménagements que cette nouvelle  disposition allait nécessiter, il a suffit de se mettre au travail. Chez nous. Et basta c’était reparti ! 

Ah, et évidemment, sortez votre plus bel équipement informatique, votre téléphone, tablette et tout le toutim. Vous allez en avoir grandement besoin.

Être efficace en télétravail :

Sans grande surprise, le télétravail en combinaison pilou affalé dans le canapé option cheveux gras porte rarement ses fruits. Télétravailler demande un minimum de discipline. Installer un espace de travail confortable, isolé du bruit et des distractions est la première chose à faire. Ici, on est tellement de bons élèves qu’on vous a partagé les photos de nos bureaux respectifs, pour donner l’exemple.

Tentez de même de conserver votre “morning routine”, presque comme si vous deviez vous rendre sur votre lieu de travail. C’est une bonne manière de se mettre dans le bain, de garder ses bonnes habitudes, de se préparer la journée de travail qui s’annonce et de dissocier vos jours ouvrés de votre weekend. 

Afin de favoriser la productivité de chacun, des horaires fixes de travail ont été déterminées, et ce de manière à ce qu’elles conviennent à tous. Conserver des horaires de travail, presque comme si on y était, permet lorsqu’on est une petite équipe de faciliter les interactions.

Parce qu’on ne va pas se mentir, commencer sa journée de travail à 17h, ça ne convient pas à tout le monde. Cette rigueur est également nécessaire pour garantir la productivité de chacun. Et dans l’autre sens, de cadrer ceux capables de travailler jusqu’à s’épuiser. Oui oui, le bien être en entreprise, c’est aussi important, surtout quand on est coincé chez soi !. 

Essayer de séparer ses outils pro de ses outils persos peut aussi grandement limiter les distractions, lorsque cela est possible.  

Et pour ce qui est du télétravail avec des enfants à charge à la maison… On ne peut rien vous dire de plus que : bonne chance.

Les trucs et astuces de l’équipe pour réussir son télétravail :

Arthur, designer web et directeur artistique, vous recommande d’avoir “pour être plus productif, de l’eau, toujours, un cahier pour noter des trucs et un bloc et plein de crayons différents pour gribouiller. Et, l’avantage d’être à la maison, pieds nus et dans une tenue confortable.”

Alix, notre cheffe de projet, s’impose une vraie morning routine, comme si elle allait au boulot “pour de vrai”. De quoi être d’attaque tous les matins  ! 

François, le grand manitou, conseille de “faire des pauses. De vraies pauses. Ainsi qu’une pause repas suffisante.” (Vive les pauses). 

Le petit plus : garder le moral quand on travaille seul chez
soi :

A titre d’exemple et comme chez Arkham on est une équipe soudée (oui oui, même malgré l’annulation du Team Building Disneyland), on s’appelle tous les matins. Comme on utilise Discord, il a suffit de créer notre propre salon vocal, sur lequel nous pouvons tous nous connecter en même temps. Durant 5 minutes, on s’assure que tout le monde est bien là, va bien, on se dit bonjour et on s’envoie de l’amour. De quoi favoriser la cohésion d’équipe et se mettre dans une ambiance de travail optimale ! Partager un peu de son quotidien, parler avec ses collègues (presque) comme au bureau sont autant de choses importantes pour rester soudés et dans une bonne ambiance de travail, surtout en période de confinement. 

Et puis, dites-vous que mieux vaut être seul que mal accompagné.

Blague à part, pensez aussi à votre bien-être et conservez des relations sociales de qualité. Le télétravail vous fait gagner du temps : celui de vos déplacements quotidiens, mais permet également d’être plus productif et d’avancer plus rapidement sur vos tâches quotidiennes.

Utilisez ce temps à bon escient. Alors on appelle sa vieille tante ou ce pote à qui on dit tout le temps “on s’appelle hein ! “ alors qu’on le fait jamais. Vous nous remercierez, plus tard, vous verrez.

Avec tout ça, on espère que vous aurez réussi à vous adapter au mieux à ces circonstances un brin particulières qui auront au moins eu l’avantage de démocratiser le travail à distance ! Bien sûr, sans notre secteur, le digital, cette mise en place est assez facile, alors on exprime tout notre soutien pour les entreprises pour qui ce n’est pas forcément le cas ! 

ARKHAM STUDIO, UNE AGENCE DE COMMUNICATION

Vous l’aurez compris, nous n’avons pas écrit cet article pour prouver notre expertise dans la chocolaterie ou les sandales de plage…
Mais si vous voulez que l’on s’occupe de votre communication, on est carrément là !
D’ici là, rendez-vous dans notre onglet « nos références » pour découvrir l’ensemble des projets que notre équipe a mis en place.

Source de l’infographie : enquête Insee « Sumer, 2017